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网上迎新第一年:中南大向数字化管理迈进关键一步

来源:文澜新闻与新媒体中心发布时间:2017-09-08编辑:吴世杰打印 投稿 字体:

新闻网讯(学生记者 汪弘量 李凯娜 杨洋 钟雨源 赵楠迪 瞿志文) 开学第一天,校园里各条道路上已是熙熙攘攘,人潮涌动。前来报到的新生和家长们或拖着沉重的箱子,或提着鼓鼓囊囊的购物袋,边走边谈论着大学的生活。相比之下,本应排满长队的迎新现场就显得格外“冷清”。

9月2日-3日,我校各学院的迎新工作陆续展开。今年是中南财经政法大学开通数字化迎新系统的第一年。与往年截然不同的是,新生在报到时,既无需排队,也无需走种种繁琐的流程。


新生报到


网上迎新系统是什么?

网上迎新系统又称数字化迎新系统,是为规范高校迎新流程,优化高校迎新效率而建立的。网上迎新系统利用现代化信息技术,以校园网络为通讯媒介,以信息化的媒介系统为展示方式,助力学校迎新,实现数字化管理和一站式服务。

网上自助迎新平台从8月10日起向新生开放,并分阶段开放了个人信息填写、网上自主缴费、宿舍信息查询、网上微课测评等功能。从前大部分需要在报到当天做的工作,新生在开学之前就可以完成。

利用新生的暑假时间在网上完成新生注册和报到,能大大减少新生线下报到所需的时间,从而有更多的时间去熟悉校园。学校也可以通过迎新系统开展相应的教育管理工作,对新生进行常识培训,将入学教育前置。比如进行学生手册的测评,使新生在入校前熟悉我校的规章管理制度,同时开展涉及民族政策、健康、婚恋、青春期、校园贷等方面的一百多个安全微课课程,新生必须完成这些项目才能达到课外训练学分。

学校按照1:8的比例配备新生志愿者,组织志愿者进行线下培训,明确志愿者工作内容,以帮助新生更顺利地进行线上报到。志愿者们还会为新生提供答疑解惑的服务,使他们更快地了解校园。新生将身份证和录取通知书原件交由志愿者审核,领取一卡通和军训服装后,就可直接入住寝室。


迎新工作站


志愿者:“累并快乐着”

在秩序井然的迎新工作背后,是无数新生志愿者们的默默付出。在8月9日,新生志愿者就已联系好2017级新生。在接下来的一个月里,志愿者们需要为新生答疑解惑,帮助和督促新生完成网上迎新的各个环节。在迎新当天,志愿者还要检查新生的网上注册是否全部完成,并把他们领到学院迎新点,分给他们钥匙、一卡通等,将新生带去寝室,给学生和家长介绍一些学校的情况。

来自外国语学院的志愿者李慧在谈到自己的感受时说道:“我们从暑假与新生对接开始,一直到新生到校,需要做大量的工作,确实是很辛苦很劳累的。但是当我们的工作给新生和家长提供了便利时,会觉得自己的努力得到了回报。尤其是当新生和或家长夸奖慰问时,我们会非常满足,总之,累并快乐着。”

志愿者认真负责的态度和不辞辛苦的付出也感动了无数新生,外国语学院新生李默说:“特别感谢迎新志愿者,她真的帮我解决了很多问题,所以我才能特别顺利地报到,师姐特别亲切,也特别辛苦,为我们做了很多事。”志愿者们的热情和细心,是中南大送给新生的第一份礼物,很多新生都希望自己在明年成为一名迎新志愿者。


迎新系统手机端


网上迎新有多方便?

相对于以往在线下排队报到的传统模式,网上迎新、线上报到的优势显而易见。

公共管理学院新生岳礼文说:“网上迎新真的很方便,因为各种需要我们了解的东西都已经归类好了,我们只需要认真看就好了。线上报名大概用了两三个小时。如果是在线下的话,师兄师姐都不一定能想到这么多要注意的点,也不一定这么有逻辑。而且这可以让我们提前了解校园,为我们来学校报到省了很多时间,也让我们有更多时间来布置我们的寝室。”法学院的张建清也表示线下报道当天不需要到各个交材料的地方排队,节省了自己的许多时间和精力。

而在迎新志愿者看来,网上迎新系统的优势在于便于联系新生,可以很快查找对应新生的相关情况,实时了解新生的相关信息,知道其信息填写是否符合要求,同时减轻现场迎新压力。新闻学院的王雯清称,自己需要和新生对接的内容在系统上就都完成了,使她在迎新当天不至过于忙乱。


迎新网站


迎新系统如何建立?

建立数字迎新系统,通过互联网对新生进行网上迎新,已然成为大势所趋。学校信管部信息技术科蔡蔓老师表示,当今大学生从小就接触到了互联网的各种相关产品。互联网的一个特点就是高迭代,更新换代的周期是非常之快的。在这种环境下成长起来的学生其实对传统的固有模式是有一点抵制的,不会喜欢需要走许多程序的传统报道模式。

事实上,我校建立网上迎新系统的想法,已经酝酿了两年,在今年的秋季新学期才终于落实、推行。从今年五月真正开始研发,到八月网上迎新系统向新生开放,总历时大概三个月。

学工部副部长吕宗瑛谈到数字迎新系统的研发时说道:“其实这个时间是非常紧张的,一般而言高校的迎新系统没有经历五六个月的研发,是不敢向新生开放的。但我们的团队是基本牺牲了两个月的暑假时间,和开发公司一个个地细化要求,一个个地不断测试,力求使系统更加完善,所以到8月1日就完成了系统的研发工作。”

研发工作完成后,制作团队并没有停止这方面的工作。直到9月2日,制作团队都还在对数字迎新系统修正完善,不断调整改正一些问题。其中一些细节问题,可能连用户都未曾注意到。

迎新系统将如何发展?

尽管制作团队如此“较真”,还是有新生、志愿者提出了迎新系统的不足之处。来自外国语学院的志愿者赵瑜颖提出:系统不够稳定,有时会碰到无法登陆的情况;有些缴费的功能无法正常使用,有几个新生在网上无法完成商业保险的费用缴纳。她建议学校可以提前让志愿者熟悉一下新生登陆的界面,方便志愿者指导新生解决各种问题。除此之外,线下报道高峰时期人满为患,使得工作人员们忙不过来的问题,也给迎新工作造成了许多压力。有志愿者提议,可尝试通过网上迎新系统的先进技术来安排新生具体的报道时间,从而将高峰期的工作量进行分流。

学工部副部长吕宗瑛在采访中表示:“今年是网上迎新的第一年,我们还有很多地方在不断摸索、改进。但是通过这次,我们就能将一些BUG和数据同步问题解决,这样明年的迎新就会更加的方便快捷。今年我们的数字迎新系统整体运行状态是不错的,除了在刚开通的时候出现了一些问题,报到当天系统都是正常运作的。我们希望能让数字迎新系统方便新生,使他们感受到学校的温暖,在方便新生的同时,我们也将在背后进行大量的工作去支撑这个系统。”

学校信管部信息技术科蔡蔓老师也认为迎新系统目前还有需要完善的地方,如统计、查询、分析等功能。他希望迎新系统除了能方便学生以外,还能方便学校管理。在他的设想中,学校的网上迎新系统将融合更多功能,一步步发展为“智慧迎新”。

随着时代的发展、数据分析管理的不断进步,我校信息化管理建设也在不断探索前进。网上自助迎新系统正是中南大迈向数字化管理的关键一步。相信未来的中南大,将会成为集“便捷中南”、“高效中南”、“数字中南”、“学习中南”、“绿色中南”、“健康中南”于一体的“智慧中南”,为我校师生带来更多便利。


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